Hallo digitale Akte, TSCHÜSS Papierakte
Die digitale Akte erleichtert Ihren Arbeitsalltag
Effiziente Verwaltung von Dokumenten und Informationen – auch standortübergreifend.
Was ist eine digitale Akte?
Eine digitale Akte ist eine Sammlung Informationen (Scans, eingehende e-mails oder Textdokumente) die einem übergeordnetem Thema zuzuordnen sind – also sachlich zusammen gehören. Sie ist die elektronische Abbildung der herkömmlichen Papierakte und erleichtert die Bearbeitung digitaler Dokumente. Der Aufbau einer digitalen Akte ist immer individuell und richtet sich nach den Anforderungen eines Unternehmens.
Die digitale Akte der IPA-Suite
Mit der IPA-Suite gehören Papierakten endgültig der Vergangenheit an.
Sie erstellen ganz einfach digitale Akten und weisen Dokumente oder E-Mails diesen Akten zu.
Welche Benutzer auf die Akte zugreifen können steuern Sie über das integrierte Rechtemanagement. Auch ein temporärer Zugriff auf Dokumente ist damit möglich.
Die digitale Akte ist immer in der IPA-Suite inklusive. Es fallen also keine zusätzlichen Kosten an.
Dafür nutzen unsere Kunden die digitale Akte der IPA-Suite
Personalakte
Eine digitale Personalakte vereinfacht und beschleunigt HR-Prozesse. Alle Personaldokumente, z.B. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Gehaltsabrechnungen werden transparent und geschützt digital verwaltet. Ein Zugriff ist nur für berechtigte Mitarbeiter, aber standortunabhängig möglich.
Kundenakte
Eine Kundenakte enthält alle relevanten Informationen zu einem Kunden. Verträge, Bestellungen und Reklamationen sind an einem zentralen Ort gespeichert. Sie haben jederzeit Zugriff und alle Informationen sind schnell gefunden, wenn Ihr Kunde anruft und Fragen hat.
Vertragsakte
Behalten Sie den Überblick über Ihre Verträge. Verwalten Sie Vertragsversionen und Änderungen. Überwachen Sie Fristen und setzen Sie Wiedervorlagen. Der Zugriff ist auch von unterwegs und aus dem Homeoffice möglich. Alles was Sie benötigen ist eine Internetverbindung.
Immobilienakte
Verwalten Sie Immobilien und anfallende Dokumente in einer digitalen Akte. Scannen Sie Rechnungen direkt in eine Akte. Behalten Sie den Überblick über Handwerkerrechnungen und finden Sie Belege in sekundenschnelle.
Projektakte
Arbeiten Sie oft in Projekten? Dann fällt eine Vielzahl von Dokumenten an. Vielleicht suchen Sie für ein neues Projekt nach Informationen die Sie schon in einem abgeschlossenen Projekt gesammelt hatten. Mit der digitalen Akte der IPA-Suite finden Sie alles schnell wieder.
Vorteile durch die digitale Akte
- Die digitale Akte spart Platz: keine wertvolle Bürofläche für Aktenordner mehr nötig
- Sicherheit: definierbare Zugriffsrechte sowie zusätzlich geschützte digitale Räume
- Einfache Bedienung: Benutzer können Akten erstellen und Dokumente in Akten verwalten
- Einfache Nutzung - wie in einer Papierakte
- Die digitale Akte schafft Zeit: Komfortable Suche in Akten auch im Volltext der Dokumente
- Immer verfügbar: Arbeiten auch standortübergreifend möglich
- Über die innovative KI werden Dokumente automatisch erkannt und entsprechend zugeordnet.
- Die Akte schafft Struktur und Transparenz
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