Digitale Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung
Durch einen digitalen Workflow werden Prozesse rund um die Rechnungseingangsverarbeitung optimiert
Was ist eine digitale Rechnungsverabeitung?
Unternehmen erhalten täglich zahlreiche Rechnungen – auf den unterschiedlichsten Wegen.
Unter einer Rechnungsverarbeitung versteht man allgemein die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, die ein Unternehmen als Rechnungsempfänger erhält.
Von digitaler Rechnungsverarbeitung spricht man, wenn Unternehmen ihre Eingangsrechnungen elektronisch empfangen und speichern. Dabei gibt es vielfältige Möglichkeiten. Das kann zum einen per E-Mail sein. Oder aber die Rechnungen werden gescannt und digital erfasst.
Digitale Eingangsrechnungen ermöglichen Unternehmen, auf Papierrechnungen zu verzichten. Im Idealfall wir sogar der komplette Rechnungsworkflow digitalisiert.
Die digitale Rechnungsverabeitung der IPA-Suite
Mit der IPA-Suite gehören Papierrechnungen endgültig der Vergangenheit an.
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist immer in der IPA-Suite inklusive. Es fallen also keine zusätzlichen Kosten an.
Die digitale Rechnungsverarbeitung - der Ablauf
Die Eingangsrechnungsverarbeitung folgt in der Regel einem strukturierten Prozess, sodass alle eingehenden Rechnungen im Unternehmen denselben Ablauf durchlaufen.
Eingangsrechnungen digitalisieren
Alle Rechnungen, die das Unternehmen in Papierform erreichen müssen eingescannt werden. Diese werden zusammen mit den E-Mail-Rechnungen zentral in einer Anwendung gesammelt und anschließend dem entsprechenden Prüfprozess zugewiesen.
Relevante Daten erfassen
Im nächsten Schritt werden alle relevanten Rechnungsdaten erfasst. Dies geschieht mit Hilfe einer automatischen KI-basierten Rechnungserkennung sowie einer OCR oder auch Optical Character Recognition.
Dabei bezeichnet OCR eine Technologie, die unterschiedliche Dokumente, wie eingescannte Papiere oder PDF-Dateien in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt.
Alle relevanten Daten einer Eingangsrechnung, werden automatisch extrahiert und in die IPA-Suite übernommen.
Zu den wichtigsten Rechnungsdetails die automatisch ausgelesenen werden zählen z.B. die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Kreditor und die Rechnungsbeträge (Nettobetrag, Steuerbetrag, Gesamtbetrag in der richtigen Währung)
Sachliche und formale Prüfung und Freigabe der Rechnung
Es werden alle Rechnungen im Rahmen der Rechnungsprüfung nach §14 Abs. 4 UStG auf korrekte Formalität und sachliche Richtigkeit geprüft.
Wichtig hierbei sind die folgenden Angaben:
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers, Rechnungsdatum, Menge und Art der gelieferten Ware, anzuwendender Steuersatz, Bruttogesamtsumme, vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt-ID, einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, Zeitpunkt der Lieferung, ggfls. Rabatt sowie der Steuerbetrag.
Nach der Erkennung der ausgelesenen Daten können diese kontrolliert sowie ggf. bearbeitet werden.
Die angewendete Künstliche Intelligenz (KI) lernt dabei direkt aus den neuen Angaben.
Buchen, Freigeben und Bezahlen
Sofern alle Angaben kontrolliert und korrekt sind, kann die entsprechende Rechnung über eine Schnittstelle automatisch im Buchhaltungsprogramm verbucht und zur Zahlung freigegeben werden. Offene Rechnungsbeträge müssen innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt werden. Die digitale Rechnungsverarbeitung integriert sich nahtlos in Ihre Bestandssysteme (Fibu, WaWi, ERP)
Revisionssichere Archivierung
Im digitalen Archiv werden zum Abschluss alle Rechnungen revisionssicher abgelegt.
Sie sind von jedem Ort und zu jederzeit von jedem Mitarbeiter auffindbar
Digitale Rechnungsverarbeitung - Das sind die Vorteile
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Papierform.
- Die digitale Rechnungsverarbeitung spart Platz: Es ist keine wertvolle Bürofläche für Aktenordner mehr notwendig
- Bearbeitungszeiten senken: Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung wird von 11 auf 4 Tage gesenkt.
- Die digitale Rechnungsverarbeitung schafft Zeit: Komfortable Suche dank strukturierter Ablage und Volltext der Dokumente
- Immer verfügbar: Arbeiten auch ortsunabhängig und standortübergreifend möglich - perfekt für die Arbeit im Homeoffice
- Über die innovative KI werden Dokumente automatisch erkannt und entsprechend zugeordnet.
- Die digitale Rechnung schafft Struktur und Transparenz: Der Status der Freigabe kann jederzeit eingesehen werden
- Die digitale Rechnungsverarbeitung schafft Sicherheit: Durch definierbare Zugriffsrechte sowie zusätzlich geschützte digitale Räume
- Skontoerträge sinnvoll nutzen: Entgangene Skonti und nicht eingehaltene Zahlungsfristen gehören der Vergangenheit an
- Absicherung gegen Datenverlust: Regelmäßiges Backup der Daten und genaue Protokollierung der Bearbeitungswege
- Reduktion manueller Fehler und späterer Korrekturen
Die digitale Rechnungsverarbeitung: Worauf muss man achten?
Damit die Dokumente richtig digitalisiert werden können, müssen alle buchhalterisch relevanten Belege eingescannt, aufbewahrt und verwaltet werden. Dabei ist es nicht ausreichend die Rechnungsdokumente als einfache PDF zu exportieren und zu speichern.
Für die elektronische Rechnung (e-Rechnung) gibt es aktuell zwei gängige Formate: ZUGFerD und XRechnung
ZUGFerD: Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt
XRechnung: XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das als Standard für elektronische Rechnungen etabliert und insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verwendet wird
Das Wichtigste hierbei ist aber die Ordnungsgemäße Archivierung. Dies gilt sowohl für die digitale Rechnung als auch für die Papierrechnung.
Dabei sind zwei Aspekte maßgeblich relevant: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die Anforderungen des Finanzamt (GoBD).
Welche Anforderung stellt das Finanzamt an die digitalen Belege?
Sobald Unternehmen ihre Belege digitalisieren gilt es einige Anforderungen seitens der Finanzbehörde zu berücksichtigen. Hierzu zählen
• die Art der zu erfassenden Daten,
• das Format, in dem sie gespeichert werden und
• die Art und Weise, wie sie übertragen werden müssen.
In Deutschland müssen zudem elektronische Belege seitens der Buchhaltung revisionssicher sein und revisionssicher archiviert werden: Das heißt es dürfen keine Änderungen im Nachhinein an den Rechnungen durchgeführt werden. Aus diesem Grund sind einfache PDF-Dateien ungeeignet, da diese bearbeitbar sind.
Zur revisionssicheren Archivierung gilt es einige Punkte sicher zustellen:
• Vollständigkeit,
• Ordnungsmäßigkeit und Echtheit der Herkunft der Rechnung,
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts,
• Lesbarkeit der Rechnung innerhalb des Aufbewahrungszeitraums (auch als Voraussetzung zum Vorsteuerabzug) und
• Möglichkeit zur Nachvollziehbarkeit eventueller Änderungen.
Um sicher zu stellen, dass geschäftliche Unterlagen in digitaler Form den Anforderungen der Finanzbehörden genügen, müssen Unternehmen den GoBD entsprechend ihre Dokumente digitalisieren.
Aufbewahrungspflichten in Deutschland
In Deutschland beträgt die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre.
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt für Dokumente, wie:
• Jahresabschlüsse,
• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Eröffnungsbilanz,
• Lageberichte,
• Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen und
• Buchungsbelege
Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für Dokumente, wie:
• Angebote,
• Auftragsbestätigungen,
• Handels- und Geschäftsbriefe,
• Bankbürgschaften,
• Betriebsprüfungsberichte
• Mahnungen und
• Verträge
Unternehmen, die Ihre Dokumente digitalisieren, müssen sich an gesetzliche Vorgaben und Vorschriften halten. Um sicher zu stellen, dass geschäftliche Unterlagen in digitaler Form den Anforderungen der Finanzbehörden genügen, müssen Unternehmen den GoBD entsprechend ihre Dokumente digitalisieren.
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