DMS – Mehr als nur ein digitales Archiv

Ob beruflich oder privat: der Schritt Richtung Digitalisierung begleitet uns nahezu täglich. Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie wurde der Trend zum HomeOffice und mobiles Arbeiten noch verstärkt. Der Schritt Richtung papierloses Büro schreitet voran:

Und gerade, wenn es darum geht, wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben, dann ist der Schritt Richtung Digitalisierung im eigenen Unternehmen unumgänglich.

Die Aktenordner müssen zukünftig der Vergangenheit angehören. Daher kann und muss ein Dokumentenmanagement-System (DMS) das klassische Archiv in Ihrem Unternehmen ablösen.

Allerdings wird ein DMS oftmals auf genau diesen Schritt reduziert.

Dabei kann ein DMS weitaus mehr, als nur Ihre Dokumente abzulegen. Mit der Einführung eines DMS können Sie ALLE Prozesse rund um ein Dokument in Ihrem Unternehmen digital abbilden. Es vereint die notwendigen Funktionen für die Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten im Unternehmen in einer Lösung.

• · Digitalisierung von Papierdokumenten

  · Dokumenten-Management (digitale Akte, digitales Vertragsmanagement, digitale Unterschriftenmappe)

  · Archivierung von Dokumenten

  · Inkl. Live-Cycle-Management

  · Digitale Bearbeitungs-Workflows

  · PDF-Bearbeitung und Erstellung

  · Sicheres und komfortables Drucken (FollowMe-Druck)

  · Einfaches Drucken von mobilen Endgeräten

Alle Unternehmensrelevanten Dokumente können auf unterschiedliche Art Ihr Unternehmen erreichen: per Post, per Mail, per Fax.

Kommen die Unterlagen nicht direkt digital in Ihrem Unternehmen an, so werden diese direkt nach Erhalt gescannt und damit digitalisiert. Es handelt sich um eine Professionelle Scanprozesslösung mit allen notwenigen Funktionalitäten wie z.B. Barcodelesen, Bildverbesserung, zonale Erkennung, KI-Engine, etc

E-Mail Postfächer können überwacht werden und die E-Mails sowie deren dazugehörige Anhänge können gezielt und ohne Umwege automatisiert an die Geschäftsprozesse übergeben werden. Mit Hilfe der OCR, die im Hintergrund der Software läuft werden alle relevanten (Meta-)Daten nun automatisch extrahiert. Dokumente werden strukturiert mit Hilfe dieser Daten abgelegt.

Durch Gruppenboxen und persönliche Bearbeitungsboxen (vergleichbar mit physischen Räumen und Aktenordnern) werden die Dokumente an den richtigen Mitarbeiter im Unternehmen übergeben. Legen Sie Dokumente in Boxen ab, um diese einzelnen Geschäftsprozessen zuführen zu können (Bsplw. Posteingang, Rechnungseingang, Verträge, etc). Reichen Sie Dokumente von Box zu Box und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter kann die Dokumente in Boxen z.B. kommentieren, unterschreiben oder Metadaten ergänzen. Der verantwortliche Mitarbeiter wird vom System darüber informiert, dass es Neuigkeiten für ihn gibt. 

Das digitalisierte Dokument durchläuft nun ebenso wie früher alle Stationen in Ihrem Unternehmen, nur eben digital und dadurch transparent und viel schneller. Die Möglichkeit der digitalen Wiedervorlagen macht zum Beispiel die Vertragsverwaltung zum Kinderspiel.

 Alle Dokumente sind genau da, wo sie auch gebraucht werden, ohne dass ein Mitarbeiter die Eingangspost via Botengang im ganzen Unternehmen verteilen muss. Zudem können alle Dokumente zu jeder Zeit an jedem Ort abgerufen, bearbeitet oder eingesehen werden. Es können Stempel aufgebracht oder Unterschriften gesetzt werden. Die digitale Unterschriftenmappe ermöglicht das unterzeichnen von mehreren Mitarbeiten nacheinander

Jeder Kollege kann durch die geschaffene Transparenz Einsicht in die Akten nehmen und den abwesenden Mitarbeiter vertreten. Denn während all Ihre Mitarbeiter mit genau dem gleichen Informationsstand an den Dokumenten arbeiten, werden die Akten nicht nur archiviert, sondern sicher abgelegt.

Es werden alle Anforderungen and die revisionssichere Archivierung erfüllt. Zudem werden GoBD-konforme Formate erzeugt.

Das Originaldokument wird von Änderungen nicht berührt und liegt für etwaige Prüfungen sicher verwahrt ab. Erfolgt eine Änderung eines Dokuments, wird dieses versioniert und ebenfalls abgespeichert. Die Mitarbeiter arbeiten also mit einer identischen und aktuellen Kopie.

Suchen und finden wird zum Kinderspiel

Durch die integrierte und einfache Suchmöglichkeit über den gesamten Inhalt finden Sie gesuchte Dokumente blitzschnell

Akten gehören der Vergangenheit an: Sparen Sie zum einen Platz, um diese Akten einzulagern und zum anderen Kosten für etwaige Kopien, Ordner, Aktenschränke oder Botengänge. Es wird nicht nur Raum, sondern auch Arbeitszeit und Material eingespart

Fazit

Das DMS ist mehr als nur ein digitales Archiv. Es ersetzt das Papier und macht Ihr Unternehmen zu einem papierlosen Büro.

Die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse ist langfristig betrachtet die einzige Chance, um effiziente Arbeitsvorgänge in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten. Nehmen Sie die Chance jetzt nicht wahr, zieht der Wettbewerb an Ihnen vorbei und Sie verlieren an Attraktivität auf dem Markt. Gehen Sie mit der Zeit und handeln Sie so, dass Sie langfristig davon profitieren.