Handbuch IPA-Server

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3.2 Input E-Mails

Mailserver konfigurieren

E-Mail Postfach überwachen
Der IPA-Server kann E-Mail Postfächer überwachen. Jede E-Mail wird überprüft, ob sie ein Anhang hat und dieser Anhang wird in den Prozess Ordner abgelegt und mit den definierten Einstellungen abgearbeitet.
Zum Aktivieren der Funktion, müssen Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren.

Mailserver
FQDN Name oder IP von Ihrem Mailserver

Mailserver Typ:
Der IPA-Server unterstützt das IMAP- und POP3-Protokoll. Um das SSL zu aktivieren, aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen.

Authentifizierung:
Geben Sie Benutzername und Passwort ein. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert. Sie können Ihre Verbindung zum Mailserver mit den Testknopf prüfen.

Prüfe alle xxx Sekunden:
Der IPA-Server fragt in dem hier definierten Intervall das Postfach nach neuen Mails ab.

E-Mail Filter

Auch Anhänge herunterladen wenn das Format des Anhangs nicht verarbeitet werden soll:
Im Prozess definieren Sie die zu verarbeitenden Formate. Falls eine E-Mail einen Anhang enthält, dessen Format laut Konfiguration nicht verarbeitet werden soll, so können Sie über diesen Schalter einstellen, dass dieser Anhang aus der E-Mail erst gar nicht extrahiert werden soll.

Erweiterten E-Mail Filter aktivieren:
Schalten Sie den erweiterten E-Mail Filter ein und aus.

Erlaubte Formate:
Eine E-Mail kann Anhänge beliebiger Formate enthalten. Hier definieren Sie, welche Formate erlaubt sind. E-Mail werden nur dann den Filter passieren, wenn Sie ausschließlich Anhänge in den erlaubten Formaten enthält. Vergleichen Sie dazu den nächsten Absatz “Whistlist Formate”!

Whitelist-Formate:
Enthält eine E-Mail einen Anhang mit dem Format welches unter der Whitelist eingetragen ist, so wird die E-Mail trotzdem akzeptiert. Jedoch werden nur die zuvor definierten “erlaubten Dateiformate” verarbeitet. Die in der Whitelist genannten Formate werden nicht verarbeitet.

Minimum und Maximum Anzahl Anhänge:
Es wird die Zahl der Anhänge der E-Mail geprüft. Nur wenn die Zahl innerhalb der definierten Grenzen liegt, wird die E-Mail akzeptiert. Andernfalls wird die E-Mail abgelehnt. Sie können einen oder beide Werte leer lassen und keine Beschränkung einzurichten.

HINWEIS: Anhänge in einem Format, das in der Whitelist definiert sind, werden nicht berücksichtigt, zählen also weder für die Minimum, noch für die Maximum Grenze. Anhänge in eml/msg Anhängen werden ebenfalls nicht gezählt.

Sende E-Mail zurück an den Absender:
Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine nicht akzeptierte E-Mail an den Absender zurück gesendet (als Weiterleitung). Den Betreff und den Inhalt der Weiterleitung können Sie im Folgenden definieren.

Zusätzlich E-Mail:
Wenn nicht akzeptierte E-Mails an andere (oder zusätzliche) Empfänger als den Absender weitergeleitet werden sollen, so tragen Sie hier die Empfänger kommasepariert ein.

Betreff:
Der Betreff der weitergeleiten E-Mail im Falle das sie nicht akzeptiert wird.

Body:
Der Body der weitergeleiten E-Mail im Falle das sie nicht akzeptiert wird. Der Body ist im html Format zu definieren.

Erweiterte Einstellungen

Minimale Größe des Anhangs zur Verarbeitung:
Der IPA-Server überprüft die Größe des Anhangs, Damit können sie definieren das kleine Anhänge wie kleine Bilder in der Signatur nicht verarbeitet werden.

E-Mail Betreff ändern:
Sie können den Text ändern, der in der Variable [(,)|EmailIn-Subject] steht. Dies kann hilfreich sein, wenn die Betreffzeilen sehr lang sind, oder wenn der Betreff z.B. im Dateinamen oder Pfadnamen verwendet wird.

Erstelle Unterordner pro E-Mail:
Damit wird für jede E-Mail eine Unterordner erstellt, das kann hilfreich sein wenn sie E-Mails mit mehreren Anhängen bekommen und sie nachher alle in ein Dokument ausgeben wollen. Oder wenn der Inhalt (Body der Mail) an das Ausgangsdokument angehängt werden soll.

Auch den Body der E-Mail verarbeiten:
Der Inhalt (Body) der E-Mail wird ebenfalls als ein Dokument in den Ordner abgelegt und verarbeitet.

Lösche Mail nach dem Prozess oder verschiebe in IMAP Ordner:
Die E-Mails werden dann nach dem Prozess gelöscht oder in einen IMAP Ordner verschoben (nur per IMAP):

Achtung

Beachten sie den Hinweis in Punkt 2.3 Konfiguration existiert, speichern, löschen. Die Übernahme der Einstellung kann bis zu 30 Sekunden dauern.

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