Handbuch IPA-Server

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5.2.a.2 Im Cloud Speicher SharePoint mit Email

Der in diesem Artikel beschrieben wir wie sie am besten Dokumente von der IPA-Suite (IPA-Server) automatisch per E-Mail an eine SharePoint Sammlung übermitteln können.

Microsoft Flow

Wir verwenden dafür Microsoft Flow, um einen einfachen Flow zu erstellen, der E-Mails aus einem freigegebenen Postfach in Exchange Online liest, die angehängten Dokumente abruft und diese in die SharePoint Online-Dokumentbibliothek hochlädt.

Voraussetzungen

  • Ein Office 365-Konto mit zugewiesener Flow-Lizenz.
  • Dieses Konto muss Exchange-Administrator und Benutzerverwaltungsadministrator oder globaler Administrator des Mandanten sein. Alternativ können Sie einen vorhandenen Administrator bitten, die Aufgaben auszuführen.
  • Ein gemeinsames Postfach für jede Dokumentbibliothek, die E-Mail-fähig sein.
  • Ein Dienstkonto (eine Art freigegebenes Konto, das Sie für mehrere freigegebene Postfächer verwenden können).
  • Eine SharePoint Online-Websitesammlung mit Dokumentbibliothek.

Erstellen Sie ein gemeinsames Postfach

  • Unser erster Schritt besteht darin, ein freigegebenes Postfach zu erstellen, das als Postfach für eine bestimmte SharePoint-Dokumentbibliothek verwendet wird. Sie können für diesen Zweck auch jedes persönliche Postfach verwenden, aber da freigegebene Postfächer keine zugewiesenen Lizenzen erfordern, ist dies die bessere Wahl.
  • Wenn Ihr Konto über die Berechtigung eines Exchange-Administrators (oder eines globalen Administrators des Mandanten) verfügt, können Sie die Schritte selbst ausführen oder einen beliebigen Administrator bitten, dies für Sie zu tun. Die folgenden Schritte basieren auf der neuen Exchange Admin Center-Oberfläche.

1.ter Schritt MS Exchange Admin Center

·         Wechseln Sie zum Exchange Admin Center, und wählen Sie Postfächer unter Empfänger aus

·         Klicken Sie auf Freigegebenes Postfach hinzufügen und geben Sie den Anzeigenamen und die E-Mail-ID ein und klicken Sie auf Erstellen.

Jetzt haben wir ein freigegebenes Postfach erstellt, an das Benutzer E-Mails mit Anhängen senden, um Dokumente in der entsprechenden SharePoint-Dokumentbibliothek zu speichern. Aber bevor wir es verwenden können, müssen wir die Berechtigungen ein wenig delegieren, um Mails versenden zu können.

Weisen sie den Benutzer die Berechtigungen zu s.u.

Klicken Sie im nächsten Bildschirm auf Berechtigung hinzufügen und suchen Sie nach dem Dienstkonto (in diesem Fall verwende ich nur mein eigenes Konto, aber die Idee ist, dass Sie ein Konto verwenden, das für mehrere solcher Flows wiederverwendet werden kann), das Sie verwenden werden für Verbindung in Ihrem Flow und speichern Sie sie.

2.ter Schritt MS Pwoer Automate und erstellen sie einen neuen Cloud Flow

Wechseln Sie zum MS Power Automate

Erstellen sie nun einen automatisierten Flow. Wählen sie die folgende Vorkonfiguration aus:

Office 365 Outlook – Wenn eine neue E-Mail in ein freigegebenes Postfach eingeht (V2)

Hier eventuell noch die Berechtigung aktivieren und die markierten Punkte [Nur mit Anlagen] und [Anlagen einschießen] auswählen.

Suchen sie die Vorkonfiguration [Datei erstellen Sharepoint]

Wählen sie ihre SharePoint Sammlung aus.

Im “Folder Path” ergänzen sie das Feld mit der Betreff Feld.

Im Feld Dateiname und Dateiinhalt wählen sie die Felder “Anlagen Name” und “Anlagen Inhalt” aus.

Speichern sie anschließend den Flow.

Nach dem Speichern klicken sie auf Flowprüfung.

Nach der Prüfung klicken sie auf Test.

Wählen sie “Manuell” aus und klicken auf Test.

Versenden sie jetzt aus ihrem E-Mail Programm eine E-mail and die Postfach Adresse mit Anhang.

ACHTUNG

Lassen sie bei dieser Testmail die Betreff Zeile leer!

Sie können im Ausführungsverlauf den Status prüfen.

Achtung bis sie das Ergebnis sehen kann es ein paar Minuten dauern.

Einstellungen in dem IPA-Server:

Setzten sie die Von- und AN-Adresse ein.

Im Betreff fügen sie ein Variable ein oder hinterlegen ein Ordner von der Sharepoint Sammlung.

Achtung in diesem Beispiel wird die Betreff Zeile zur Bestimmung der Ablage verwendet! Deshalb muss diese mit einem / [Slash] beginnen, ebenso muss ein / [Slash] für die Unterordner verwendet werden! KEIN \ [Backslash]!

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