Handbuch IPA-Server

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8.14 Dokumente automatisch in Boxen verarbeiten

Dokumententypen mit Metadaten können automatisiert an IPA-Server Prozesse übergeben werden, wenn die Dokumententypen Checkboxen enthalten. So könnte zum Beispiel ein Freigabeprozess und die Übergabe an Datev automatisiert werden.

Voraussetzung für diese Funktion ist die Version 8.2.2.5 oder neuer.

Beispiel:

In Ihrem Unternehmen müssen Rechnungen immer durch mindestens 2 von 4 freigabeberechtigten Personen freigegeben werden. Nachdem 2 Personen die Rechnung freigegeben haben, soll die Rechnung automatisch an z.B. Datev übergeben werden.

So gehen Sie vor:

Einrichtung Dokumententyp

Legen Sie einen Dokumententyp an und erstellen Sie darin für jeden der 4 freigabeberechtigten Personen eine Boolean Variable. Erstellen Sie zusätzlich eine Box, in der die Rechnungen zur Freigabe liegen.

Textdatei erstellen

Erstellen Sie im Installationsordner der IPA-Suite (normalerweise c:\it-scom\ipa-suite\) eine neue Textdatei mit dem Namen "autoprocess_1.txt". Dabei ist das _1 im Namen variabel damit Sie mehrere Autoprezesse anlegen können. In die Textdatei schreiben Sie in 5 Zeilen, jeweils mit Zeilenumbruch:
1.Zeile: Die ID des Dokumententypes der zu überwachen ist. (So finden Sie die ID des Dokumententypes heraus)
2. Zeile: Der Name der Box die zu überwachen ist.
3. Zeile: Die Bezeichnungen der Boolean Checkboxen im Dokumententyp. Trennen Sie diese mit dem Pipe-Zeichen ( | )
4. Zeile: Die Anzahl der markierten Boxen damit der Autoprozess ausgelöst wird.
5. Zeile: Der Name des IPA-Server Prozesses (Name wie im Input Bereich der Prozesskonfiguration benannt) an die das Dokument übergeben werden soll, wenn der Autoprozess ausgelöst wurde.

Ansicht im IPA-DesktopClient

Im IPA-DesktopClient sollte die Angabe der Metadaten nun in etwa wie hier dargestellt aussehen.

Werden im hier dargestellten Beispiel mindestens 2 der 4 Checkboxen im IPA-DesktopClient markiert, so wird das Dokument automatisch aus der Box „Testbox“ entfernt und an den IPA-Server-Prozess „Datev“ übergeben.

WICHTIG

Starten Sie nach der kompletten Einrichtung den IPA-DocStore Service neu!

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