Beispiel 4
In dem Beispiel werden Eingangsrechnungen erfasst.
Die Rechnungen in Papierform werden geöffnet und es wird eine Barcode mit einer fortlaufenden Nummer für die Eingangsrechnung aufgebracht. Die gescannten Rechnungen sollen automatisch getrennt und in das Archiv abgelegt werden. Zusätzlich soll noch ein Einträge in die Datenbank der Warenwirtschaft für die Eingangsrechnung geschrieben werden.
Die Dokumente werden vom Scanner in den Ordner “invoice” als tif Dateien (für Barcodetrennung werden Bilddateien benötigt) abgelegt. Die fertigen durchsuchbaren Dokumente sollen ins Archiv unter ‘C:\Archiv\[Jahr]\[Monat] strukturiert abgelegt werden mit dem Barcode als Dateiname.
Dieser Workflow wäre auch ohne weiteres erwiderbar für elektronische Rechnungen. Hier könnten sie die fortlaufenden Nummer für die Eingangsrechnung z.B. als Stempel in die digitale Rechnung einbringen.
Hier einmal die Vorlage:
In den nachfolgenden Bildern sehen sie die Konfiguration des IPA-Servers:
Am Ende wird in dem Scripting-module die Datenbank geöffnet und die Werte für Barcode (fortlaufende Nummer für Eingangsrechnung) und Ablageort hinein geschrieben. Für die Schnittelle zur Datenbank benötigen sie evtl noch das Microsoft 365 Access Runtime Module.
Hier exemplarisch das Beispielskript:
EXAMPLE SCRIPT
Dim connStr, objConn, getNames
””””””””””””””””””’
‘Define the driver and data source
‘Access 2007, 2010, 2013 ACCDB:
‘Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0
‘Access 2000, 2002-2003 MDB:
‘Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0
”””””””””””””””””””
connStr = “Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0; Data Source=C:\temp\Database1.accdb”
‘Define object type
Set objConn = CreateObject(“ADODB.Connection”)
‘Open Connection
objConn.open connStr
‘Define recordset and SQL query
sql1=”INSERT INTO Tabelle1 (Feld1, Feld2) VALUES (‘[(,)|BARCODE1]’,'[(,)|filepath]\[(,)|filename]’)”
objConn.execute sql1
‘Close connection and release objects
objConn.Close
Set rs = Nothing
Set objConn = Nothing