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2.2 IPA-Suite Server-Admin Schnellstart

IPA-Server Admin Erster Start

Zuerst kommen die Allgemeine Informationen, weiter unten finden sie die Beschreibung der 4 Schnellstart Prozesse.

Starten sie den IPA-Server Admin.

Bitte aktivieren sie ihre Lizenz oder starten den Demo Zeitraum von 7 Tagen (beachten sie dabei die Einschränkungen der Demo Lizenz).

Ihre Lizenz Information werden im nächsten Fenster angezeigt.

Schließen des Aktivierungsfensters klicken sie auf das X oben rechts, dann ist ihre Lizenz aktiv.

Hauptprozesse anlegen

Jetzt können sie in dem IPA-Server Admin die ersten Prozesse zur automatischen Verarbeitung erstellen. Es wird empfohlen das Hauptverzeichnis auf der Standard Konfiguration zu belassen und neue Hauptkonfigurationen mit individuelle Einstellungen zu erstellen.  

Schnellstart Hauptprozesse

Prozesse:

  • Sales  (Verkauf)
  • Accounting (Buchhaltung)
  • Management (Geschäftsführung)
  • OLD-Document (ALTE-Dokumente)
  • und weitere …

Erstellen sie bei Bedarf weitere Hauptprozesse.

Allgemeines zur Konfiguration von Prozessen

Zum konfigurieren eines Prozesses müssen sie diesen zuerst markieren, dann die Einstellungen setzten und zum Schluss den Schaltfläche Einstellungen speichern drücken.

Danach können sie ein (oder mehrere) überwachtes Verzeichnis hinzufügen (dieses darf nicht innerhalb des Prozessverzeichnisses [C:\IT-SCOM\IPA-Suite\Processes] liegen).

Alle Dokumente mit den nachfolgenden Endungen werden vom IPA-Server automatisch verarbeitet.

*.tif,*.tiff,*.pdf,*.docx,*.rtf,*.html,*.htm,*.jpg

Erweiterte Informationen befinden sich im: IPA-Server Input

In dem Menü Prozesse können sie weitere Einstellungen für die Verarbeitung definieren, hier in dem Beispiel die OCR Sprache.

Detaillierte Informationen zu den Prozesseinstellungen finden sie unter:

IPA-Server Prozesse

In dem Menü Ausgabe können sie den Ablageort definieren, hier IPA-Server-DocStore. Wählen sie die vorher erstellten Dokumenten Typen, Räume und Boxen aus den Auswahlfelder aus.

Falls sie, mit dem gleichen Dokument, noch weitere Prozesse anstoßen wollen können sie Kopien der Dokumente erstellen und an weiteren Orten ablegen lassen. 

Achtung! Vergessen sie nicht die Konfiguration zu speichern.

Weitere Prozesse können sie genauso wie den Beispielprozess: Letter konfigurieren und abspeichern.

Erweiterte Informationen finden sie unter:

IPA-Server Output

Schnellstart Prozess: OLD-Document

Erstellen sie ein Verzeichnis auf den Server: C:\Input\OLD-Document.

Richten sie ein Scan-Prozess auf ihren Scanner ein der in dieses Verzeichnis die Dokumente ablegt.

In dieser Konfiguration sollen alte Aktenordner eingescannt werden und ohne automatische Trennung oder Verschlagwortung einfach nur ins Archiv abgelegt werden.  Die Person am Scanner entscheidet eigenständig welche Seiten zu einem Dokumente zusammengehören (ein Stapel) und scant diese dann Stapelweise ein. Dabei kann man bei den meisten Scannern noch den Dateinamen individuell vergeben. Die alten Dokumente sollen mit möglichst wenig Aufwand in das Archiv durchsuchbar abgelegt werden. Sie können dann mit dem IPA-DesktopClient nach jedem Inhalt des Dokumentes suchen.

Diese Optionen sollten bei dem Prozess aktiviert sein.

Schnellstart Prozess: Management

Erstellen sie ein Verzeichnis auf den Server: C:\Input\Management.

Richten sie ein Scan-Prozess auf ihren Scanner ein der in dieses Verzeichnis die Dokumente ablegt.

In dieser Konfiguration sollen Vertragsunterlagen eingescannt werden und ohne automatische Trennung abgelegt werden. Die Person am Scanner entscheidet eigenständig welche Seiten zu einem Dokumente zusammengehören (ein Stapel) und scant diese dann Stapelweise ein. Dabei kann man bei den meisten Scannern noch den Dateinamen individuell vergeben. Die Dokumente sollen in dem Raum Management und in der Verarbeitungsbox Management zur Verschlagwortung abgelegt werden. Auf den Dokumenten sollen ein Scanstempel mit Datum aufgebracht werden und die Dokumente sollen als PDF/A 1b abgelegt werden. Es soll mit möglichst wenig Aufwand die alt Verträge erfasst werden und im IPA-DesktopClient Verschlagwortet werden.

Die neuen Verträge werden digital übergeben und im IPA-DesktopClient unterzeichnet sowie auch abgelegt.

Diese Optionen sollten bei dem Prozess aktiviert sein.

Schnellstart Prozess: Accounting

Erstellen sie ein Verzeichnis auf den Server: C:\Input\Accounting

Richten sie ein Scan-Prozess auf ihren Scanner ein der in dieses Verzeichnis die Dokumente ablegt.

In dieser Konfiguration sollen die Eingangsrechnungen erfasst werden. Diese kommen zum Teil digital als auch zum Teil analog in Papierform an. 

  • Die Digitalen Rechnungen werden zur Erfassung  an ein Postfach [invoice@mydomain.de] von den Benutzern gesendet. Dieses Postfach wird vom IPA-Server überwacht und alle angehängten Dokument werden in den Prozess abgelegt und verarbeitet.
  • Auf die analogen Rechnungen in Papierform wird zuerst der IPA-Server Trennstempel (Trodat Stempel) jeweils auf die erste Seite aufgebracht. Diese werden dann Stapel eingescannt und der IPA-Server trennt diese automatisch in einzelne Dokumente auf.  Die automatische Erkennung und  Verschlagwortung für das Archiv erfolgt im IPA-Server/-DesktopClient. Zusätzlich soll eine Kopie für die Online Übertragung zum Steuerbarater erstellt werden. Sie können dann mit dem IPA-DesktopClient nach jedem Inhalt des Dokumentes suchen.

Diese Optionen sollten bei dem Prozess aktiviert sein.

Schnellstart Prozess: Sales

Erstellen sie ein Verzeichnis auf den Server: C:\Input\Sales

Richten sie ein Scan-Prozess auf ihren Scanner ein der in dieses Verzeichnis die Dokumente ablegt.

In dieser Konfiguration sollen erstmal nur die unterschriebenen Lieferscheine, von der ausgelieferten Ware an den Kunden, eingescannt werden. Diese sollen automatische getrennt und nach Kundennummer-Auftragsnummer ins Archiv abgelegt werden. Die Fahrer haben im Lager einen Scanner dafür bekommen. Am Abend scannt jeder Fahrer seine Lieferscheine selbstständig ein. Im Warenwirtschaftssystem wurden die Lieferschein mit einem Barcode 39 Ausdruck erweitert, sprich auf die Lieferschein wird jetzt ein 10 Stelliger Barcode mit ausgedruckt (Ersten 4 Stellen sind die Kundennummer dann folgt ein Bindestrich und die letzten 5 Stellen sind die Auftragsnummer). In dem Prozess soll der Dateiname den Barcodewert haben.

Später sollen die Lieferscheine mit der IPA-Mobile App schon beim Kunden direkt eingescannt werden.

Sie können dann mit dem IPA-DesktopClient nach jedem Inhalt des Dokumentes suchen.

Diese Optionen sollten bei dem Prozess aktiviert sein.

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