1. Home
  2. Dokumente
  3. IPA-Suite
  4. 3.0 IPA-Suite Admin
  5. 3.1 IPA-Suite Admin Dokumententypen

3.1 IPA-Suite Admin Dokumententypen

Dokumententypen klassifizieren Dokumente und dienen der strukturierten Ablage. Im Client kann nach Dokumentenklassen gesucht und gefiltert werden. Sie müssen im System mindestens 1 Dokumententyp eingerichtet haben. Dokumententypen könnten zum Beispiel sein: ‘Eingangsrechnungen’ oder ‘Verträge’.

Ein Beispiel:

Sie möchten in der IPA-Suite alle Eingangsrechnungen archivieren. Als Metadaten zu jeder Rechnung möchten Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag hinterlegen. Die Werte sollen nach Angabe an Ihre Bankingsoftware übermittelt werden können und Sie möchten später gezielt danach suchen und sortieren können.

Klicken sie auf das rot umrandete Icon und es öffnet sich das Menü zum erstellen oder löschen von Dokumententypen.

Um einen Dokumententypen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Tragen Sie einen Namen für Ihren Dokumententyp ein
  2. Klicken Sie auf den Button mit dem Plus-Symbol
  3. Erstellen Sie, falls gewünscht, auf der rechten Seite die erforderlichen Metadaten für Ihren Dokumententyp.

Metadatentypen:
Jedes Metadata hat ein festzulegendes Format. Die Rechnungsnummer aus unserem Beispiel wäre vermutlich ein ‘String’, das Rechnungsdatum ein ein ‘Date’ und der rechnungsbetrag ein ‘Currency’.

String: Eine beliebige Folge an Zeichen, Buchstaben, Zahlen oder zulässige Sonderzeichen. 

Currency: Ein Währungsfeld. Es werden die Währungseinstellungen des Betriebssystem angewendet. 

Numeric: Ein Zahlenwert. Die Anzahl an Dezimalstellen legen Sie fest.

Date: Wird als Datumsfeld dargestellt. Sollen andere Datumsformate als das vom Betriebssystem vorgegebene Format (z.B. 01/30/2021) als 30.01.2021 eingelesen werden, so kann es hilfreich sein das Datumsfeld als Stringfeld zu definieren.

Boolean: Wird als eine Checkbox angezeigt.

List: Wird als Auswahlliste angezeigt. Dabei kann die Liste auf verschiedene Weise erstellt werden:

Dokumententypen können nur gelöscht werden, wenn keine Dokumente diesem Dokumententyp zugeordnet sind. Andernfalls schlägt der Löschvorgang fehl.

List:

Schreiben Sie zum Beispiel
100,200,300,400,500
um diese Werte in Ihrer Dropdownliste anzuzeigen.

Die Werte sind einfach durch ein Komma getrennt.

MS SQL Query:

Der Special String beschreibt den Aufruf der SQL Query. Sie müssen das folgende Format einhalten:

  • 0=Der Connection String zur Datenbank. Zum Beispiel:
    Server=myServerAddress;Database=myDataBase;Trusted_Connection=True;
    oder
    Server=myServerAddress;Database=myDataBase;User Id=myUsername;Password=myPassword;
  • 1=Die SQL Query. Zum Beispiel:
    Select * from MyTable

Gentrennt wird der String durch Pipe-Zeichen |.

Ihr Special String könnte zum Beispiel so aussehen:

Server=myServerAddress;Database=myDataBase;Trusted_Connection=True;|Select * from MyTable

Application:

Der Special String beschreibt den Aufruf und die Rückgabewerte der Scriptdatei. Sie müssen das folgende Format einhalten:

  • 0=Kompletter Pfad zur Scriptdatei. Die Scripdatei kann jede beliebige Anwendung sein.
  • 1=Parameter, die der Scriptdatei als Startparameter übergeben werden sollen. Sie können hier auch Metadatenwerte übergeben, die zuvor eingegeben wurden. Gibt es zum Beispiel für diesen Dokumententyp einen Metadatawert mit der Bezeichnung ‘Rechnungsnummer’, so könnten Sie diesen Wert in der Form [Rechnungsnummer] übergeben.
  • 2=Erwartete Ergebnisdatei kompletter Pfad. Das Script schreibt eine Ergebnisdatei, die dann in die Liste eingelesen wird. Die Ergebnisdatei muss die Listenwerte durch Zeilensprünge darstellen. Also zum Beispiel stehen in der Ergebnisdatei c:\xyz\result.txt die Werte:
    Wert1
    Wert2
    Wert3
  • 3=Timeout Wartezeit (in Sekunden) auf Ergebnisdatei. 

Gentrennt wird der String durch Pipe-Zeichen |.

Ihr Special String könnte zum Beispiel so aussehen:

c:\xyz\scriptfile.cmd|[Rechnungsnummer]|c:\xyz\result.txt|4

Fandest du diesen Artikel hilfreich? Ja Nein 1