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3.1 IPA-Suite Admin Dokumententypen

Dokumententypen klassifizieren Dokumente und dienen der strukturierten Ablage. Im Client kann nach Dokumentenklassen gesucht und gefiltert werden. Sie müssen im System mindestens 1 Dokumententyp eingerichtet haben. Dokumententypen könnten zum Beispiel sein: ‘Eingangsrechnungen’ oder ‘Verträge’.

Inhalt

Dokumententyp anlegen

Ein Beispiel:

Sie möchten in der IPA-Suite alle Eingangsrechnungen archivieren. Als Metadaten zu jeder Rechnung möchten Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag hinterlegen. Die Werte sollen nach Angabe an Ihre Bankingsoftware übermittelt werden können und Sie möchten später gezielt danach suchen und sortieren können.

Klicken sie auf das rot umrandete Icon und es öffnet sich das Menü zum erstellen oder löschen von Dokumententypen.

Um einen Dokumententypen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Tragen Sie einen Namen für Ihren Dokumententyp ein
  2. Klicken Sie auf den Button mit dem Plus-Symbol
  3. Sie können in dem sich öffnenden Fenster die Zeit fest legen, nach der das Dokument dann automatisch in den Papierkorb gelegt wird (der Administrator kann Dokumente im Papierkorb final löschen).
  4. Erstellen Sie, falls gewünscht, auf der rechten Seite die erforderlichen Metadaten für Ihren Dokumententyp.

Metadatentypen:
Jedes Metadata hat ein festzulegendes Format. Die Rechnungsnummer aus unserem Beispiel wäre vermutlich ein ‘String’, das Rechnungsdatum ein ein ‘Date’ und der rechnungsbetrag ein ‘Currency’.

String: Eine beliebige Folge an Zeichen, Buchstaben, Zahlen oder zulässige Sonderzeichen.

Currency: Ein Währungsfeld. Es werden die Währungseinstellungen des Betriebssystem angewendet.

Numeric: Ein Zahlenwert. Die Anzahl an Dezimalstellen legen Sie fest.

Date: Wird als Datumsfeld dargestellt. Sollen andere Datumsformate als das vom Betriebssystem vorgegebene Format (z.B. 01/30/2021) als 30.01.2021 eingelesen werden, so kann es hilfreich sein das Datumsfeld als Stringfeld zu definieren.

Boolean: Wird als eine Checkbox angezeigt.

List: Wird als Auswahlliste angezeigt. Dabei kann die Liste auf verschiedene Weise erstellt werden:

  • List: Kommagetrennte Werteliste oder Pfad zu einer .txt oder .csv Datei die die Werte enthält (DETAILS HIER!)
  • MS SQL Query: Angabe eine SQL Query
  • Application: Aufruf einer externen Scriptdatei

Ändern der Aufbewahrungszeit

Um die Aufbewahrungszeit für Dokumente eines Dokumententypen zu ändern, doppelklicken Sie auf den Eintrag in der Dokumententyp-Liste. Es öffnet sich nun ein Fenster in dem Sie die Aufbewahrungszeit ändern können.

Die Änderung gilt für alle Dokumente im DocStore, also auch für bestehende Dokumente.

ACHTUNG:
Bitte beachten Sie, dass der DocStore-Service Dokumente automatisch in den Papierkorb verschiebt, dessen Aufbewahrungszeit abgelaufen ist. Da die Änderung auch alte Dokumente betrifft, könnten diese nach der Änderung vom DocStore-Service also automatisch gelöscht werden.

Details zum Metadatentyp List

Schreiben Sie zum Beispiel
100,200,300,400,500
um diese Werte in Ihrer Dropdownliste anzuzeigen.

Die Werte sind einfach durch ein Komma getrennt.

Geben Sie einen Pfad zu einer .txt oder .csv an. Die Datei wird zur Anzeige der Datei geladen und die Werte in der Datei werden in der Dropdownliste angezeigt.

In der Datei ist pro Wert eine Zeile anzulegen.

MS SQL Query:

Bild 1 - SQL Query
SQL Query
Bild 2 - SQL Query

Der Special String beschreibt den Aufruf der SQL Query. Sie müssen das folgende Format einhalten:

Format:
<Connection String>|<SQL Query>

  • <Connection String>
    Der Connection String zur Datenbank. Zum Beispiel:
    Server=myServerAddress;Database=myDataBase;Trusted_Connection=True;
    oder
    Server=myServerAddress;Database=myDataBase;User Id=myUsername;Password=myPassword;
  • <SQL Query>
    Die SQL Query. Zum Beispiel:
    Select * from MyTable

Gentrennt wird der String durch Pipe-Zeichen |.

Bild 2: In der SQL Query können bereits vorhandene Metadaten verwendet werden. Übergeben Sie einen vorhandenen Metadatawert, indem Sie den Namen des Metadatenwert (im Bild ‘Vertragsnummer’) in eckigen Klammern ([]) an die SQL Query übergeben.

Ihr Special String könnte zum Beispiel so aussehen:

Server=srv;Database=myDb;Trusted_Connection=True;|Select * from MyTable Where nr='[Vertragsnummer]’;

Soll eine erneut SQL Abfrage ausgeführt werden nachdem ein Wert aktualisiert wurde, so können Sie dies mit dem Klick auf den Zauberstab manuell ausführen. Alternativ können Sie das Dokument erneut im Viewer öffnen.

Folder Browser:

Folder Browser
Bild 1
Folder Browser
Bild 2
Folder Browser
Bild 3

Der Folder Browser ermöglicht es dem Benutzer live in einer Ordnerstruktur zu browsen und einen Ordner auszuwählen. Dies könnte entweder dazu genutzt werden, um mit einem nachfolgenden Prozess das Dokument gezielt dort zu speichern, oder aber auch einfach als Variante eine Auswahlliste zur Verfügung zu stellen, in der gesucht und gefiltert werden kann.

Schritte zur Einrichtung:

  • Wählen Sie als Special den Typ “Folder Browser”.
  • Geben Sie als Special String den Pfad zu dem Ordner an, ab dem dann alle Unterordner in einer Explorersicht präsentiert werden sollen. Tragen Sie z.B. “c:\temp” oder “\\Freigabe\Pfad” ein. ACHTUNG: Nutzen Sie eine Netzwerkfreigabe, so muss der Benutzer, der den IPA-DocStore-Service startet, Leserechte in dieser Freigabe haben. Suchen Sie nach “Netzwerkpfade” im Handbuch um mehr Informationen zu diesem Thema zu erhalten.
  • Schließen Sie den Prozess mit OK ab.
  • Warten Sie nun ca. 60 – 90 Sekunden. Wenn Sie nun über … in der Liste der Metadaten den Special String erneut betrachten, so sollte dieser in etwa wie auf Bild 2 aussehen. Das ist vollkommen richtig, Sie müssen nichts weiter ändern. Schließen Sie das Fenster und beenden Sie die Konfiguration.

Starten Sie nun den IPA-DesktopClient und öffnen Sie ein Dokument mit dem gerade angepassten Dokumententyp. Unter den Metadaten sehen Sie nun das hinzugefügte Metadata – rechts daneben einen grünen Button mit einem Ordnersymbol (Bild 3). Wenn Sie auf diesen Button klicken öffnet sich das Browserfenster (Bild 4).

Über den Filter können Sie die Exploreransicht live filtern. Mit dem grünen Button übernehmen Sie den ausgewählten Ordner, mit dem orangenen Button können Sie einen zuvor eingestellten Ordner löschen. Sie können aber den gewählten Ordner auch jederzeit direkt und ohne löschen ändern.

Ein übernommener Wert ist direkt dem Dokument zugeordnet, Sie müssen nicht das Dokument speichern. Möchten Sie den Wert direkt anpassen, so müssen Sie das Dokument zuerst erneut laden. Sonst ist die grüne Ordner-Schaltfläche in den Metadaten inaktiv.

Folder Browser
Bild 4

Application:

Der Special String beschreibt den Aufruf und die Rückgabewerte über eine Anwendung. Dabei kann die Anwendung beliebig sein, zum Beispiel ein VBScript, oder ein Batchfile. Wichtig ist nur, dass die Anwendung die beim Start übergebenen Startparameter einlesen kann. Die Anwendung muss in jedem Fall eine Ausgabedatei erzeugen. Diese Ausgabedatei wird vom IPA-DesktopClient eingelesen. Der/Die Werte in der Ausgabedatei werden dann als Metadaten angezeigt/verwendet. Im Folgenden wird das Format zum Start der Anwendung, die Übergabe der Metadaten und der Pfad zur Ausgabedatei beschrieben:

Format:
|||

  • 0=Pfad zur Anwendung, kompletter Pfad zur Scriptdatei. Die Scripdatei kann jede beliebige Anwendung sein.
  • 1=Parameter Metadaten, die der Scriptdatei als Startparameter übergeben werden sollen. Sie können hier auch Metadatenwerte übergeben, die zuvor eingegeben wurden. Gibt es zum Beispiel für diesen Dokumententyp einen Metadatawert mit der Bezeichnung ‘Rechnungsnummer’, so könnten Sie diesen Wert in der Form [Rechnungsnummer] übergeben. Mehrere Metadatenwerte können Kommagetrennt übergeben werden (ACHTUNG: In Versionen vor 7.0.2.13 erfolgte die Trennung durch Leerzeichen).
  • 2=Pfad zur Ausgabedatei. Erwartete Ergebnisdatei kompletter Pfad. Das Script schreibt eine Ergebnisdatei, die dann in die Liste eingelesen wird. Die Ergebnisdatei muss die Listenwerte durch Zeilensprünge darstellen. Also zum Beispiel stehen in der Ergebnisdatei c:\xyz\result.txt die Werte:
    Wert1
    Wert2
    Wert3
  • 3=Timeout Wartezeit (in Sekunden) auf Ergebnisdatei.

Gentrennt wird der String durch Pipe-Zeichen |.

Ihr Special String könnte zum Beispiel so aussehen:

c:\xyz\scriptfile.cmd|[Rechnungsnummer],[Rechnungsdatum],[Betrag netto]|c:\xyz\result.txt|4

Beispielscript:

On Error Resume Next

Set objFSO=CreateObject(“Scripting.FileSystemObject”)
outFile=”c:\temp\ergebnis.txt”
Set objFile = objFSO.CreateTextFile(outFile,True)
objFile.Write WScript.Arguments(0) + “-” + WScript.Arguments(1) + vbCrLf + WScript.Arguments(0)

objFile.Close

On Error Goto 0

Löschen von Dokumententypen

Dokumententypen können nur gelöscht werden, wenn keine Dokumente diesem Dokumententyp zugeordnet sind. Andernfalls schlägt der Löschvorgang fehl.

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