DMS heute

So sollte Dokumenten-Management für ein mittelständisches Unternehmen aussehen

Mit diesem Leitfaden finden Sie das richtige DMS für Ihr Unternehmen

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Wir haben 100 Unternehmen < 50 Mitarbeiter gefragt

"Warum hat Ihr Unternehmen bisher kein Dokumenten-Management-System (DMS) eingeführt?"

100 Unternehmen wurden von uns befragt. 77% der befragten Unternehmen haben über eine Anschaffung einer Lösung nachgedacht, bisher aber keine Lösung eingeführt. *

Wir wollten wissen warum das so ist. Die genannten Begründungen sind einleuchtend und bilden das Fundament der IPA-Suite.

Die Kosten sind zu hoch
86%
Die Lösung ist zu komplex
73%
Die Einführung ist zu zeitintensiv
47%

*) 14% haben sich bisher nicht mit der Anschaffung eines DMS befasst, 9% haben bereits ein DMS im Einsatz.

Leitfaden Dokumenten-Management im kleinen und mittelständischen Unternehmen

– Das “Schritt für Schritt” Prinzip –

Was spricht für die Nutzung eines Dokumenten-Management-System 

Warum Dokumente managen

Dokumente begleiten uns durch unseren gesamten Arbeitstag. Viele geschäftsrelevante Informationen werden in Dokumenten übermittelt und gespeichert.

Informationen auf Papier sind ein Problem. Die Suche nach Informationen kostet viel Zeit – laut Statistik bis zu 2 Stunden pro Arbeitstag. Die Aufbewahrung ist kritisch. Die Sicherheit der Informationen ist fast unmöglich zu realisieren.

Ein Großteil aller Dokumente ließe sich problemlos digital vorhalten. Aber es benötigt eine für den Benutzer vollkommen transparente Speicherung. Ein DMS (Dokumenten-Management-System) stellt eine Struktur für die Dokumente zur Verfügung und ermöglicht so eine effiziente Informationsverwaltung.

Die IPA-Suite ist dabei auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen ausgerichtet.

Auch für kleinere Unternehmen ein Mehrwert

Gerade kleine mittelständische Unternehmen würden von der Einführung eines DMS (Dokumenten-Management-System) überproportional profitieren.

Leider standen bisher die Kosten und der Mehrwert nicht in einem wirtschaftlichen Verhältnis.

Mit der IPA-Suite ist das anders.

Die Coronavirus-Pandemie als Treiber

Homeoffice ist zum Alltag geworden. Langfristig gesehen werden viele Unternehmen gemischte Arbeitswelten schaffen. Sinnvoll ist das, weil es Kosten spart und mehr Flexibilität bringt.

Voraussetzung für eine funktionierende Arbeitswelt ist jedoch der uneingeschränkte Zugriff auf Informationen und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Das hört sich komplex an? Mit der IPA-Suite ist es ganz einfach.

Das Lizenzmodell der IPA-Suite ist einzigartig

Sie lizenzieren lediglich Benutzer. Jeder Benutzer benötigt eine Lizenz. Immer inbegriffen:

  • Dokumenten-Management
  • Professioneller Scanserver um Ihr Papier zu digitalisieren
  • PDF-Bearbeitung und Erstellung
  • Sämtliche Nebenkosten für Wartung, Support
  • Alle Updates und Upgrades der Software

Es gibt keine versteckten Kosten!

IPA-Suite

Komplettlösung
ab 27 Monatlich
  • Inkl. 3 Benutzer
  • Inkl. aller Upgrades
Fairplay

Künstliche Intelligenz inklusive

Die IPA-Suite nutzt neueste KI-Technologien um Dokumente und Inhalte auf Dokumenten zu erkennen. Lernen Sie zum Beispiel einen neuen Lieferanten in wenigen Mausklicks neu an und erkennen Sie zukünftig relevante Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag vollautomatisch. Übergeben Sie Dokumente intelligent an weiterführende Systeme wir Ihre Banking-Software oder DATEV.

IPA-DesktopClient Screenshot
IPA-DesktopClient Screenshot

Zu komplex? Nicht mit uns!

Aufgeräumte und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche

Alles ist da wo es ein Benutzer erwartet. Intuitiv und ohne große Schulung kann das System vom Benutzer bedient werden. Keine tausend Fenster und kein unnötiger Ballast an Funktionen die niemand benötigt.

Standortunabhängig arbeiten

Die Dokumente bleiben auf Ihrem Server und trotzdem: Nur ein Port ist freizugeben und alle Benutzer können arbeiten. Im Unternehmen und auch im Homeoffice. Der Benutzer im Homeoffice benötigt nur eine Internetverbindung. Selbstverständlich kann auf Wunsch die gesamte Serverinstallation auch in die Cloud verlegt werden.

IPA-Suite-Admin Screenshot
IPA-Suite-Admin Screenshot

Einführung in wenigen Schritten

Inbetriebnahme in wenigen Minuten

Überschaubare Systemanforderungen und einfaches Setup. Richten Sie zuerst die Serverkomponente ein. Das Setup führt Sie in wenigen Schritten durch die komplette Einrichtung und übernimmt für Sie alle normalerweise komplexen Aufgaben. Danach installieren Sie die Benutzer-PCs. Alles erledigt in wenigen Minuten. Sie können direkt in die digitale Welt starten.

Zentrale Administration

Das Suite-Admin-Tool bietet als einfache und zentrale Anwendung alles was Sie zum administrieren der Gesamtlösung benötigen. Hier legen Sie Benutzer, Räume, Boxen oder Dokumententypen an. Eine vollkommen eigenständige Rechteverwaltung macht es Ihnen einfach Benutzern und Gruppen Zugriffsrechte auf Dokumente und Informationen zu geben.

Automatische Benutzereinladung

Sobald Sie einen neuen Benutzer anlegen bekommt dieser eine E-Mail mit allen Informationen die er benötigt um den IPA-DesktopClient auf seinem PC zu installieren. Die Installation ist so einfach, dass Sie von jedem Benutzer selbst durchgeführt werden kann.

Sicherheit von Anfang an

Alle Dokumente sind sicher und vor unerlaubtem Zugriff im IPA-DocStore gespeichert. Auch das Backup Ihrer Daten ist per Knopfdruck aus dem Suite-Admin-Tool möglich und kann selbstverständlich auch automatisiert werden.

Der Mittelstand benötigt ein DMS, bei dem der Preis und Mehrwert der Lösung in einem wirtschaftlichen Verhältnis stehen. Es wird ein benutzerfreundliches System benötigt, nicht überfrachtet. Die Einführung muss auch ohne große IT-Abteilung möglich sein. Faire Kosten, Einfachheit in der Bedienung und in der Inbetriebnahme. Trotzdem absolute Top-Technologie - das Fundament der IPA-Suite.

Marco Uffelmann (CEO der IT-SCom GmbH)
Anwenderbericht IPA-Suite

Erfahrungsberichte

"Durch die IPA-Suite wurden uns komplett neue Möglichkeiten aufgezeigt um unsere Prozesse zu vereinfachen. Für die Zukunft sehe ich hier noch in vielen weiteren Bereichen unseres Unternehmens Potentiale, die ich zusammen mit der Scan And Process NOW umsetzen möchte."

Dr. Philipp Hoffmann

"Die Firma IT-SCom hat unsere Vision einer PDF-Viewers mit der hierfür erforderlichen Zusatzfunktionalität in dankenswerter Weise sofort aufgegriffen. Im Rahmen eines durch intensive und unkomplizierte Zusammenarbeit geprägten gemeinsamen Projektes wurde so der IPA-Editor bis zur Produktreife entwickelt."

Dr. Ing. Michael Meisel

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