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Durchsuchbarkeit im ERV kommt zurück

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Aus Sicht eines Unternehmens, das sich seit zwei Jahrzehnten mit der Digitalisierung beschäftigt, ist es tragisch zu verfolgen, was im Rechtswesen bei der Digitalisierung passiert.

Seit mehreren Jahren sucht man in der Branche nach einem Weg, Dokumente standardisiert in digitaler Form austauschen zu können. Wie leider allzu oft üblich verzettelt man sich im “klein-klein”. Steht eine Wand im Weg, so sucht man nicht etwa nach der Tür.

Es wurden mehrere Anläufe genommen und es wurde mehrfach, nach mutigen Vorstößen, zurückgerudert. Mit blutiger Nase und wieder keinen Schritt weiter.

Eine unabdingbare Voraussetzung für einen digitalen Informationsaustausch wurde trotz der Einführung in der Vergangenheit, zum Ende letzten Jahres überraschend nicht mehr als Standard gefordert: die Durchsuchbarkeit von digitalen Dokumenten.

Jetzt, drei Monate später, denkt man wieder neu – zum Glück.

Die Durchsuchbarkeit von digitalen Dokumenten ist aber tatsächlich nur eine der Wände, aber eben eine recht dicke. Man wäre gut beraten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und allgemein anerkannte und erprobte Mindestvoraussetzungen verbindlich zu definieren.

Warum die Durchsuchbarkeit von Dokumenten so wichtig ist?

Lassen Sie mich ein Bild zeichnen: Sie kennen das bestimmt noch von früher – als Fotos auf Papierbildern gesammelt wurden. Ich habe viele fotografiert und hatte damit auch viele Papierbilder. Hatte ich die Abzüge dann endlich zu Hause, wurde sofort alles sortiert und in Fotoalben geklebt. Die Alben habe ich beschriftet und chronologisch sortiert. Das war auch ganz wichtig, denn hätte ich das nicht gemacht, dann wäre es schwer ein Bild oder einen Urlaub zu finden. Ich kenne das von Freunden. Die haben die Bilder in Kartons – unmöglich etwas schnell, oder im Zusammenhang zu finden. Man kann eben im Bild nicht nach Inhalt suchen. Das Foto springt auch nicht aus dem Karton.

Fotos macht man heute digital. Aber beim Papierdokument sind wir wieder in der analogen Welt, diesmal ist der Scanner oder das Multifunktionssystem unsere Kamera. Ein Scanner macht prinzipiell erst einmal nur ein Bild von einem Dokument – ein Foto. Der wirkliche Inhalt des Dokumentes, der Text, ist zwar als Bild sichtbar, aber nicht digital nutzbar. Zum Beispiel für eine digitale Suche. Digital nutzbar wird ein Dokument, wenn man auf die Inhalte im Dokument zugreifen kann. Sei es für eine Suche, für die Datenextraktion, die automatisierte Ablage im elektronischen Archiv oder vielleicht auch nur für die Entnahme von Textpassagen, die man nicht erneut abtippen möchte.

Klar, es gibt mittlerweile sogar Scanner die direkt durchsuchbare PDF-Dokumente erzeugen können. Meist ist die Qualität der Texterkennung aber eher schlecht, von der Geschwindigkeit oder dem ausgegebenen Format mal ganz zu schweigen. Was nutzt es Ihnen, wenn der Scanner zwar eine durchsuchbare PDF erzeugt, die Texterkennung aber viele Wörter falsch erkennt? Richtig – nichts.

In der freien Wirtschaft gehört eine qualitativ hochwertige Texterkennung seit vielen Jahren genauso zum Standard, wie auch die Erzeugung der richtigen PDF-Formate. Digitale Belegerfassung, GoBD- und DSGVO-konform, oder die Technische Richtlinie des BSI (BSI TR 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan)) sind Vorgaben, an die sich Unternehmen und Behörden zu halten haben.

Anders im Rechtswesen! Hier ist es (seit Anfang des Jahres wieder) erlaubt Fotos, ohne Zugriff auf Inhalte, für den Informationsaustausch zu nutzen. Mehr noch: Anbieter empfehlen und Anwälte verwenden Texterkennungssoftware, die vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) verbotene Technologie nutzt.

Welche Beweislast tragen diese so erzeugten Dokumente eigentlich? Ich bin kein Anwalt und kann diese Frage nicht beantworten. Was ich aber weiß: Es ist vollkommen unsinnig von Digitalisierung zu sprechen, wenn man tatsächlich Fotos sammelt und verschickt. Fragwürdig erscheint es mir auch, dass wenn ich als Unternehmer Rechnungen scannen und speichern möchte, ich den gesetzlichen Vorgaben zu folgen habe, Gerichte untereinander, oder im Austausch mit Anwälten und Notaren, nicht rechtskonforme Technologien und Standards nutzen.

Selbstverständlich kostet der Einsatz einer professionellen Lösung etwas mehr als die Einstiegslösung. Der Mehrpreis ist es in diesem Fall aber jeglicher Diskussion nicht wert. Das Lehrgeld, dass viele Unternehmen in der Vergangenheit gezahlt haben, sparen Sie sich damit aber. Man könnte sagen, “in der Zukunft ist man immer schlauer”. Nur das es diesmal mit Ansage ist. Man weiß das es falsch ist, macht es aber trotzdem.

Jedem Anwalt steht mit dem IPA-Server die Technologie zur Verfügung, um durchsuchbare PDFs in bester Qualität und in ISO-konformen PDF-Formatstandards zu erzeugen. Sie können dafür jeden Scanner nutzen, Sie können aus jeder Anwendung am PC ein Dokument damit erzeugen und Sie können E-Mailanhänge verarbeiten. Bei den Scannern und Multifunktionssystemen sparen Sie zudem die kostspieligen OCR-Module oder Softwarelizenzen wie OmniPage oder Abbyy.

RA-MICRO hat die Zusammenarbeit mit dem IPA-Server in die eigene Softwarelösung integriert. Als Anwender müssen Sie sich um nichts kümmern. Jegliche Dokumente werden optimal aufbereitet. So sind Sie ohne Zusatzaufwand rundum gerüstet und Sie stellen Ihre Kanzlei digital gut auf. Auf dieser Webseite finden Sie mehr Informationen zum IPA-Server in Verbindung mit RA-MICRO.