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Gescannte Dokumente finden und gezielt in Ordnern ablegen

Gescannte Dokumente finden ist leicht, wenn die Dokumente richtig verschlagwortet oder abgelegt sind

Elektronisches Urkundenarchiv

Sie möchten Ihre digitalisierten, gescannten Dokumente in eine unübersichtliche und weit verzweigende Ordnerstruktur ablegen? Dann ist die IPA-Suite genau die richtige Lösung für Sie. Mit der neuen Funktion Folder Browser können Sie jedem Dokument ganz leicht einen Ablageordner zuweisen und mit nur einem Knopfdruck das Dokument speichern.

So finden Sie zukünftig Ihre gescannten Dokumente:

In der IPA-Suite können Sie jedem Dokument so genannte Metadaten zuweisen. Diese Metadaten helfen Ihnen, Ihre Dokumente blitzschnell innerhalb der IPA-Suite jederzeit wieder zu finden. Jedoch können diese Metadaten auch genutzt werden, um Prozesse zu steuern. In diesem Beispiel eben eine automatisierte Ablage eines Dokumentes auf einem Speicher in Ihrem Netzwerk.

Der Ablauf für den Benutzer

Dokumenten-Management-System für den Mittelstand

1. Dokument eingeben

Digitalisieren Sie ein Dokument mit Ihrem Scanner, leiten Sie eine E-Mail in den IPA-Suite Posteingang, oder schieben Sie eine Datei per Drag`n`Drop direkt in die Box.

Folder Browser
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Folder Browser
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2. Ablageort zuweisen

Geben Sie dem Dokument die Metadaten mit, die für Ihren Geschäftsprozess notwendig sind. Im Bild 1 links sind dies einige relevante Metadaten. Für die automatische Ablage ist jedoch nur das gelb markierte Metadata notwendig.

Durch klick auf den grünen Button mit dem Ordnersymbol öffnet sich ein Browserfenster (Bild 2). Darin können Sie den gewünschten Ordner bequem auswählen. Wenn Ihre Ordnerstruktur weit verzweigt ist, können Sie über den Filter die Struktur live filtern.

P.S.: Die dem Dokument zugehörigen Metadaten (Bild 1), können Sie natürlich frei anpassen und benennen. Dies ist für jeden Kunden individuell einstellbar. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, suchen Sie im IPA-Suite Online Handbuch nach dem Begriff Metadaten.

Digitale Unterschriftenmappe

3. Per Tastendruck Dokument ablegen lassen

Mit der Taste F6 auf Ihrer Tastatur öffnen Sie die Prozesssteuerung. Wählen Sie den Prozess der Ablage. Das Dokument wird übergeben, bleibt aber für Sie in der IPA-Suite jederzeit suchbar.

Mit der IPA-Suite finden Sie gescannte Dokumente ab jetzt ganz schnell wieder

Sie profitieren gleich zweifach. Sobald ein Dokument einmal an der IPA-Suite übergeben ist, werden Sie das Dokument immer wieder finden. Dazu stellt die IPA-Suite eine Suchfunktion im Volltext der Dokumente und den Metadaten zur Verfügung. Suchen Sie also nach Inhalt oder nach dem hinterlegten Ordner.

Selbstverständlich finden Sie das Dokument auch in Ihrem Festplattenspeicher wieder. Wenn Sie den Prozess wie in diesem Artikel beschrieben einrichten, dann werden alle Dokumente in dem hinterlegten Ordner gespeichert. Egal ob die ein Netzwerkordner oder lokaler Ordner ist.

Mehr Informationen zur IPA-Suite finden Sie hier: