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GoBD-konforme Digitalisierung: Belege korrekt verarbeiten und archivieren

GoBD-konforme Digitalisierung: Belege korrekt verarbeiten und archivieren

Der Schritt Richtung papierloses Büro schreitet voran: Und gerade, wenn es darum geht, wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben, dann ist der Schritt Richtung Digitalisierung im eigenen Unternehmen unumgänglich.

Unternehmen, die Ihre Dokumente digitalisieren, müssen sich an gesetzliche Vorgaben und Vorschriften halten. Um sicher zu stellen, dass geschäftliche Unterlagen in digitaler Form den Anforderungen der Finanzbehörden genügen, müssen Unternehmen den GoBD entsprechend ihre Dokumente digitalisieren.

Dabei stellen sich folgende Fragen:

  1. Was bedeutet GoBD?
  2. Welche Kriterien geben die GoBD vor?
  3. Für wen gelten die GoBD?
  4. Anforderungen an GoBD-konforme Software
GoBD-konforme Digitalisierung: Belege korrekt verarbeiten und archivieren

Was bedeutet GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Die geforderte Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – ob in Papierform oder elektronisch.
Die GOBD bezieht sich dabei also nicht nur auf die eigenen, ausgehenden Buchungsbelege, sondern auch auf eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und
Eingangsrechnungen. Ebenso sollten in diesem Zusammenhang auch E-Mails berücksichtigt werden, sofern diese geschäftsrelevante Informationen enthalten.

Eine GOBD – konforme Archivierung betrifft also die gesamte Buchhaltung mit allen buchhalterisch relevanten Dokumenten und ist insbesondere für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt absolut wichtig.

Welche Kriterien geben die GoBD vor?

Die GOBD schreibt vor, dass alle Geschäftsvorfälle, ob digital oder auf Papier, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht aufbewahrt und abgebildet werden können. Dies gilt für alle Dokumente (auch E-Mails) über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht.
Dafür müssen bei der der Digitalisierung von archivierten Dokumenten also nachfolgende Grundsätze unbedingt beachtet werden:

Nachvollziehbarkeit

Vollständigkeit

Richtigkeit

Zeitgerechte Buchung

Ordnung

Unveränderbarkeit

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Keine Buchung ohne Beleg. Das ist ein Grundprinzip der GobD. Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden können. Eine lückenlose Verfahrensdokumentation soll außerdem Dritten einen Überblick über die Buchführung und einzelne Geschäftsvorfälle gewährleisten.

Daher ist Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit vor allem im Falle einer Betriebsprüfung maßgeblich und daher oberstes Gebot.

Vollständigkeit

Vollständig bedeutet im Sinne der GOBD nicht nur, dass Sie ALLE Unterlagen lückenlos aufbewahren müssen, sondern auch, dass Ihre Aufzeichnungen und erfassten Daten zu jedem Beleg vollständig sein müssen. Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Beleg und zu jedem Beleg, wie beispielsweise einer Rechnung sind mindestens folgende Informationen zu erfassen und zu speichern

• eindeutige Belegnummer

• Belegdatum

• Betrag und Mengenangaben

• Absender und Empfänger (interner Verantwortlicher und Geschäftspartner)

Die GoBD verlangen in puncto Vollständigkeit außerdem, dass die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Demnach dürfen aufbewahrungspflichtige Dokumente nicht vor Ablauf der entsprechenden Frist von 6 oder 10 Jahren entsorgt werden.

Richtigkeit

Die GobD verlangt in Puncto Richtigkeit, dass Alle Geschäftsvorfälle wahrheitsgemäß dokumentiert werden müssen. Entscheidend und wichtig ist in diesem Zusammenhang die richtige Kontierung unter Einhaltung der rechtlichen Vorschriften. Alle notwendigen Angaben zur Kontierung (Ust, Leistungsdatum, Belegdatum) müssen enthalten sein

Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Ebenso spielt die Zeit eine wichtige Rolle: Laut GoBD muss jeder Geschäftsvorfall durch eine zeitnahe Buchung unmittelbar nach dem Eintreten erfasst werden. Dabei sind bargeldlose Transaktionen nach spätestens 10 Tagen zu Erfassen. Bare Kasseneinnahmen und -Ausgaben sogar täglich. Mit dem Grundsatz der zeitgerechten und fortlaufenden Buchung sollen Manipulationen verhindert werden, indem Geschäftsvorfälle durch die zeitliche Verschiebung anders gebucht werden.

Ordnung

Die Ordnung innerhalb einer Buchführung spielt eine Große Rolle, damit Betriebsprüfer und Steuerberater sich schnell orientieren können. Dabei sieht die Ordnung eine gewisse Sortierung nach Datum, Absender, Empfänger, etc. vor. Im Kern bedeutet dies, dass die Aufbewahrung klar Nachvollziehbar sein muss.

Eine einfache Dokumentenarchivierung auf der Festplatte oder USB-Stick genügt nicht, ebenso wenig ein Ausdruck auf Papier. Laut GoBD müssen alle Belege revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abgelegt werden.

Unveränderbarkeit

Die Unveränderbarkeit der aufbewahrten Dokumente ist eine der wichtigsten Voraussetzungen. Im Zusammenhang mit der Buchführung und Archivierung wird die Unveränderbarkeit auch als revisionssicher bezeichnet. Der Ursprungsinhalt eines Dokuments muss zu jeder Zeit der Aufbewahrung feststellbar sein. Sollten Änderungen an den Belegen oder Dokumenten vorgenommen werden, so müssen diese lückenlos protokolliert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar gekennzeichnet sein, um Überschreibungen oder Fälschungen zu vermeiden.

Für eine GOBD – konforme Aufbewahrung müssen also alle Prozesse und Abläufe dokumentiert und protokolliert werden. Dies beschreibt die Verfahrensdokumentation

Welche Dokumente sind relevant für die GoBD

Grundsätzlich gilt die GoBD für alle Daten, die steuerrelevant sind. Gemäß § 147 Abs. 1 AO zählen dazu unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege. Dabei bezieht sich die GoBD nicht nur auf eigene, ausgehende Buchungsbelege, sondern auch auf eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen.

Der Steuerprüfer muss in der Lage sein sich innerhalb kürzester Zeit einen Überblick über alle relevanten Belege zu verschaffen.

Nachfolgende Beispiele sind steuerrelevant: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kostenrechnung, Bankkonten, Anlagenbuchhaltung, Buchungsbelege & Daten aus Kassensystemen.

Für wen gelten die GoBD?

Die Regel ist ganz einfach: JEDER Unternehmer ist dazu verpflichtet, die GoBD einzuhalten. Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung der steuerrelevanten Geschäftsunterlagen gilt nicht nur für Bilanzierungspflichtige. Auch Freiberufler und Kleinunternehmer, die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden, müssen die GoBD-Richtlinien beachten.

GoBD-konforme Software: Welche Anforderungen muss das System erfüllen?

Eine GoBD-konforme Software erfüllt alle GoBD-Richtlinien automatisch. Hier die wichtigsten Funktionen GoBD-konformer Softwarelösungen im Überblick

Anforderung

Unveränderbarkeit

Funktion

Die Möglichkeit der Versionierung verhindert, dass Belege und Dokumente nachträglich geändert oder gelöscht werden.

Vollständigkeit

Alle Informationen und Belge werden zentral gesammelt und jedem einzelnen Geschäftsvorfall zugeordnet

Nachvollziehbarkeit

Durch Berichte und einer lückenlosen Protokollierung der Geschäftsvorfälle können Steuerberater und Betriebsprüfer jederzeit auf die Aufzeichnungen zugreifen und sich einen schnellen Überblick der Daten verschaffen

Zeitgerechte Buchung

Mobile Apps und Online-Banking Anbindungen beschleunigen die Erfassung und ermöglichen eine schnelle Buchung von jedem Ort und zu jeder Zeit

Datenzugriff für Finanzbehörde

Durch DATEV- oder ELSTER-Schnittstellen können alle relevanten Informationen per Mausblick übermittelt werden und ermöglichen so einen schnellen Datenaustausch zwischen Steuerberater und Finanzamt

Ordnung

Durch Such- und Filterfunktionen werden alle relevanten Informationen blitzschnell gefunden und können an das Finanzamt übermittelt werden.

Internes Kontrollsystem/ Datensicherheit

Durch die Vergabe von Zugriffsrechten und die Einrichtung von Zugriffskontrollen werden Ihre Daten vor unbefugtem Zugang, Missbrauch und Verlust geschützt.

Ordnungsgemäße Aufbewahrung

Alle relevanten Unterlagen werden entsprechend der Aufbewahrungsfristen gespeichert

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