beA: Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

beA konforme PDF-Dateien erzeugen

Kompatibel mit jedem Scanner & Multifunktionssystem

Kompatibel mit jeder Kanzleisoftware

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beA

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach

Ab dem 01.01.2022 gilt die generelle Nutzungspflicht des beA für alle in Deutschland zugelassene Rechtsanwälte (lt. Bundesrechtsanwaltkammer). Das System ermöglicht eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Rechtsanwälten und anderen Akteuren des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV).

Für die Dokumentenübermittlung sind verschiedenste Dokumentenformate zugelassen. Werden Dokumente aus der Papierform gescannt, digitalisiert, so ist das PDF-Format das gängige Format der Wahl.

Durch die Vorgaben des beA – Das besondere elektronische Anwaltspostfach – müssen PDF-Dokumente einigen Standards entsprechen. Ist dies nicht der Fall, so werden die PDF-Dokumente abgelehnt.

Mit unserer IPA-Suite erzeugen Sie konforme Dokumente. 

Diese Anforderungen sind gelöst

  • Schriften werden wie gefordert im PDF eingebettet
  • Das erzeugte PDF/A Dokument ist ISO-konform
  • Ausgezeichnete Texterkennung (OCR)
  • Erkennt Bilder und Text im PDF
  • Auch bei Verwendung der MRC-Komprimierung wird die technische Richtlinie des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) RESISCAN eingehalten. 

Das sind Ihre Vorteile

  • Die gesetzlichen Anforderungen beim scannen/digitalisieren von Dokumenten sind in Gänze gelöst.
  • Es wird jede Kanzleisoftware unterstützt.
  • Es wird jeder Scanner und jedes Multifunktionssystem unterstützt.
  • Sie müssen keine Zusatzsoftware für jeden Arbeitsplatz kaufen.
  • Absolut transparentes Preismodell. Keine Seitenbeschränkungen, keine Beschränkung der Anzahl an Scannern. Es sind alle Updates und Upgrades kostenlos enthalten.

Software die dem Scanner beiliegt 

Bei vielen Scannern und Multifunktionssystemen wird damit geworben, dass diese Systeme konforme PDF-Dokumente erzeugen können. Oder es wird die PC-Software OmniPage mitgeliefert die gescannte Dokumente in konforme PDF umwandeln soll.

In der Praxis zeigt sich leider häufig ein anderes Bild. Für wenige Euro im Monat umgehen Sie diese Unsicherheiten.

Mit der IPA-Suite erstellen Sie PDF-Dokumente äußerst effektiv unter Einhaltung der Vorgaben.

 

Nur einige Beispiele wo es fast immer problematisch wird:

  • Ein PDF ist nicht gleich ein ISO-konformes PDF/A. Selbst wenn der Scanner den PDF Container als PDF/A klassifiziert. Werden die Realvoraussetzungen des beA an ein PDF/A-1, PDF/A-2 oder PDF/UA eingehalten?
  • Das einbetten von Schriften und Bildern in das PDF ist verpflichtend gefordert.
  • Bei der Komprimierung von farbigen PDF Dokumenten wird das MRC-Verfahren verwendet. Fast jeder Scanner beherrscht diese Komprimierung heute. ABER: MRC nutzt JBIG2. Der Einsatz dieses Verfahrens ist laut BSI und der technischen Richtlinie für ersetzendes Scannen (RESISCAN) verboten. Für die Hersteller der Scanner, die zumeist Ihren Sitz in den USA oder Fernost haben, ist diese deutsche Anforderung nicht von belang.
 
 
Auszug aus der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen – Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI):

4.2.7.3…
25 Das Grundprinzip des „Symbol Coding“ ist im sog. „JBIG2“-Standard (siehe Abschnitt 0.2.1 in [ISO14492] bzw. [ITU-T.88]) erläutert. Nähere Informationen hierzu finden sich unter dem Begriff „Pattern Matching & Substitution“ bzw. „Soft Pattern Matching“ in Abschnitt D von [HKM+98].
26 Bei ungenauem oder fehlerhaft implementiertem „Symbol Coding“ besteht die Gefahr, dass sich das
Scanergebnis semantisch (z. B. durch Vertauschung von Zeichen) vom Original unterscheidet. Selbst bei
korrekter Implementierung kann die notwendige Rechtssicherheit aufgrund einer nicht sicher bestimmbaren inhaltlichen und bildlichen Übereinstimmung nicht gewährleistet werden.

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