Ungewünschte E-Mails automatisiert ablehnen

Mit dem E-Mail-Filter des IPA-Server haben Sie es in der Hand, welche E-Mail akzeptiert wird und welche E-Mail an den Absender zurück geht. So schützen Sie Ihr E-Mailarchiv und Ihre Geschäftsprozesse automatisiert vor Spam und vor nicht erlaubten Dokumenten. Der IPA-Server ist ein einzigartiger Spam-Filter für Ihre E-Mail-Sammelpostfächer – komplett integriert in der IPA-Suite.

Ab jetzt werden unerwünschte E-Mails automatisiert abgelehnt und erreichen nicht mehr Ihre Geschäftsprozesse

Wenn Sie automatisiert eingehende Dokumente verarbeiten möchten, die Ihnen per E-Mail gesendet werden, so müssen Sie sicherstellen, dass den Geschäftsprozessen nur verarbeitbare (und im Prozess gewünschte Dokumente) zugeführt werden.

Die E-Mails, die Sie von Ihren Kunden erhalten, können Sie nicht wirklich beeinflussen. Eventuell senden Kunden neben den gewünschten Anhängen auch Signaturen mit Bildern. Oder die E-Mail wurde weitergeleitet und enthält auch weitere ungewünschte Anhänge.

Mit dem erweiterten E-Mail-In Filter des IPA-Server können Sie nun ganz einfach definieren, welche E-Mails verarbeitet werden und welche nicht.

Definieren Sie die erlaubten Dateiformate, setzen Sie bestimmte Anhänge auf die Whitelist und definieren Sie so Ausnahmen und den Umgang mit solchen Ausnahmen.

Senden Sie eine Informations-E-Mail an den Absender zurück (oder an beliebige andere Empfänger) falls eine E-Mail automatisiert abgelehnt wird.

Im Handbuch finden Sie weitere Details.

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E-Mail-Filter erlauben es, Emails auf Basis der Anhänge zu verweigern

Gezielte Spam-Filterung in Ihren E-Mailpostfächern

Immer mehr der relevanten Geschäftsdokumente erhalten Sie per E-Mail. Viele Kunden richten dedizierte E-Mailpostfächer für den Erhalt von Dokumenten ein, wenn diese zu spezifischen Geschäftsprozessen gehören. So könnte Lieferanten zum Beispiel alle Rechnungen direkt an ein E-Mailpostfach rechnung@domain.de senden. Der IPA-Server kann beliebige E-Mailpostfächer überwachen und die eingehenden E-Mails analysieren und vollautomatisch verarbeiten. Von der Erkennung des Dokumententyps, über das vollautomatische Auslesen der relevanten Daten aus den Dokumenten, bis zur Speicherung im Dokumenten-Management-System (DMS).

Leider werden Sie mit der Zeit beobachten, dass Ihr E-Mailpostfach mehr und mehr unerwünschte E-Mails empfängt. Das kann Spam sein, oder E-Mails, die nicht die notwendigen Daten enthalten, um diese vollautomatisch zu verarbeiten. Der IPA-Server ist ein einzigartiger Spam-Filter für Ihre E-Mail-Sammelpostfächer. Die Funktion ist komplett in der IPA-Suite integriert.

Mit dem IPA-Server, Bestandteil der IPA-Suite, können Sie nun die E-Mailpostfächer überwachen und unerwünschte E-Mails filtern. Sie können im Detail definieren was als für Anhänge verarbeitet werden sollen. Sie können auch das Format der E-Mail definieren – zum Beispiel ob die E-Mail einen Anhang haben muss, oder welche Formate der Anhänge verarbeitet werden sollen.